Terangkan fungsi surat sebagai dokumen kantor

Diposting pada

Surat memiliki banyak fungsi dari setiap aktivitas manusia saat ini. Yang akan kita bahas pada artikel terangkan fungsi surat sebagai dokumen kantor. Surat merupakan media penyampaian pesan secara tertulis yang efektif apabila isi surat di sampaikan dengan jelas, dan mudah di pahami oleh penerima. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman atau keraguan dari penerima.

fungsi surat sebagai dokumen kantor
Fungsi surat sebagai dokumen kantor

Berikut Fungsi Surat Sebagai Dokumen Kantor Dan Peranannya Dalam Organisasi

Berikut ini merupakan beberapa fungsi surat :

1. Media komunikasi

Surat berfungsi sebagai media komunikasi dimana pada beberapa perusahaan surat menyurat dijadikan media utama untuk proses bisnis, seperti membuat surat penawaran atau permintaan. Agar komunikasi yang di jalankan menjadi komunikasi yang efektif, maka isi surat yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.

Selain itu penggunaan bahasa dalam surat di nilai lebih beretika karena bisa menghilangkan perkataan yang kurang enak di lihat. Dan komunikasi yang dilakukan melalui surat mempunyai kelebihan karena surat dapat di jadikan suatu bukti tertulis apabila suatu waktu terjadi perselisihan antara pihak internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan.

2. Alat tata usaha

Dalam sebuah perusahaan besar kegiatan surat menyurat dilakukan oleh beberapa bagian, seperti bagian konsep, kemudian pengecekan, bagian pengetikan, dan sebagainya.

3. Duta atau wakil penulis

Fungsi surat sebagai duta atau wakil penulis artinya surat dapat mewakili seseorang atau sebuah instansi secara tertulis, contohnya saat seseorang melamar pekerjaan maka ia cukup membuat surat lamaran pekerjaan secara tertulis dan mengirimkannya pada perusahaan yang dimaksud. Atau jika perusahaan ingin melakukan pemesanan suatu barang, maka perusahaan cukup membuat surat pesanan yang ditujukan kepada distributor tersebut.

4. Alat bukti tertulis

Surat sebagai alat bukti tertulis adalah surat yang di buat secara tertulis dan dapat dipertanggung jawabkan sehingga dapat dijadikan bukti bagi seseorang atau instansi. Misalnya, kontrak kerja yang di buat saat telah diterima pada sebuah perusahaan. Jika suatu saat orang yang diterima bekerja itu melakukan pelanggaran atau indisipliner, maka kontrak kerja tadi dapat dijadikan sebagai alat bukti atau dasar untuk di keluarkannya surat peringatan ataupun sanksi.

5. Alat pengingat

Yang di maksud surat sebagai alat pengingat adalah surat-surat yang telah di arsipkan. Jika suatu saat perusahaan membutuhkan alat bukti tertulis pada tahun-tahun sebelumnya maka arsip akan mempermudah perusahaan untuk mengingat dan menemukan dokumen yang dibutuhkan.’

Nah readers, itulah tadi fungsi surat sebagai dokumen kantor. Selanjutnya apa sebenarnya peranan surat bagi organisasi?

Surat menyurat memiliki peran yang penting dalam sebuah organisasi, sebagai berikut:

  1. Surat sebagai dokumen tertulis, sehingga dapat menjadi bukti otentik bagi perusahaan.
  2. Surat dapat menjamin keaslian pembuatnya karena di bubuhkan tanda tangan dan stempel.
  3. Informasi yang disampaikan dalam surat sesuai dengan apa yang ingin disampaikan.

Bagaimana readers? Dapat di lihat betapa pentingnya peran surat dalam kegiatan organisasi saat ini.

Ada sedikit catatan apabila kalian ingin isi surat dapat disampaikan dengan baik, maka perhatikan hal-hal berikut ini:

  • Bahasa yang digunakan dalam surat harus bersifat jelas, lugas, menarik juga sopan.
  • Gunakan tata bahasa yang tepat untuk memudahkan pembaca memahami isi surat yang diterima, maka lebih perhatikan lagi ejaan dan tanda baca dalam penulisan surat.

Ya, itulah fungsi surat sebagai dokumen kantor yang harus diperhatikan dalam penulisan surat yang baik dan benar. Semoga bermanfaat.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *