Peranan Surat dalam Dunia Pengarsipan dan Administrasi

Diposting pada

Peranan Surat dalam bidang administrasi dan pengarsipan, surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai elemen yang tidak bisa tergantikan untuk menyampaikan informasi tertulis sebagai bagian dari komunikasi tulisan. Tanpa adanya surat, tidak akan ada kegiatan surat menyurat. Hampir semua instansi maupun lembaga yang tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat.

Karena dengan adanya surat, komunikasi bisa mendapatkan hasil sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Tentu saja peranan surat ini sangat utama dalam kegiatan administrasi dan pengarsipan. Selain itu, untuk mengetahui peranan surat dalam bidang lain tentu saja sangat kompleks.

Jika surat tidak memiliki peranan penting, tentu kita tidak akan menggunakan surat sebagai perwakilan kita untuk menyampaikan informasi.

Namun, dengan adanya surat semua tahapan kegiatan bisa terwakili, seperti dalam kegiatan bisnis. Peranan surat dalam kegiatan bisnis sebagai tombak dari aspek-aspek kegiatan bisnis. Misalnya saja, untuk melangkah ke tahapan bisnis dari mulai penyebaran produk knowledge kepada calon pembeli atau masyarakat, pasti menggunakan surat bisnis seperti katalog atau surat perkenalan.

Lalu jika akan melangkah ke tahap bisnis lainnya yaitu proses penawaran barang, kita menggunakan surat penawaran barang sebagai langkah awal dan media utama dalam penyampaian informasi barang yang kita jual dan tawarkan kepada calon pembeli. Dari kegiatan tersebut, kita bisa langsung menyimpulkan bahwa tanpa adanya surat bisa saja proses kegiatan bisnis akan mengalami kesulitan.

Peranan Surat
Peranan Surat

Peranan Surat Dalam Bidang Pengarsipan

Pengertian Arsip secara umum adalah suatu wujud deretan dokumen atau surat baik itu dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam satu kesatuan fungsi dari usaha, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan pada umumnya.

Arsip berarti adalah kumpoulan surat secara khusus sesuai dengan urutan administrasi yang telah di tentukan oleh suatu pihak, daspat di urutkan secara fisik atau yuridis sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Dilihat dari pengertiannya, surat merupakan bagian dari arsip. Surat sebagai bukti otentik kegiatan yang telah terjadi menyimpan ingatan kegiatan untuk disimpan sebagai arsip. Peranan Surat ini sangatlah penting sebagai unsur dari pengarsipan.

Selain itu, erat kaitannya antara fungsi surat sebagai pedoman untuk mengambil keputusan yang lebih lanjut, sebagai bukti sejarah dan kegiatan yang nantinya bisa disusun dan disimpan agar dapat dipergunakan dikemudian hari.

Peranan Surat Dalam Bidang Administrasi

Dalam hal ini administrasi adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian suati aktivitas kantor yang pergerakannya ditujukan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam bagian perencanaan administrasi terdapat kegiatan pertukaran informasi dan pesan antar komponen pelaku administrasi. Pertukaran informasi itu bisa melalui komunikasi lisan dan komunikasi tulisan.

Jika menggunakan komunikasi tulisan, tentu saja bisa menggunakan surat sebagai alat penyampaian informasi dan pesan. Semua kegiatan administrasi itu tidak akan terlepas dari adanya surat.

Contoh pengaplikasian surat dalam kegiatan administrasi dalam rumah sakit misalnya, untuk memenuhi persyaratan administrasi bagian pembayaran biaya rumah sakit untuk peserta yang tidak mampu, tentu harus disertai dengan surat keterangan tidak mampu dari lingkungan tempat tinggal peserta setempat.

Dari contoh kasus diatas, dapat diidentifikasi bahwa untuk memenuhi syarat administrasi, salah satunya adalah kelengkapan surat. Itu dilihat dari satu kasus, sebenarnya semua kegiatan administrasi hampir sama dengan contoh kasus diatas. Antar surat dan kegiatan administrasi saling bersinergi dan saling melengkapi satu sama lain.

Demikian ulasan saya tentang Peranan surat dalam aspek bisnis, aspek administrasi dan pengarsipan. Semua aspek tersebut saling berkaitan dengan elemen surat sebagai pelengkap dalam dokumentasi dan pencatatan.

Tanpa peranan surat, semua aspek tersebut akan kesulitan dalam proses komunikasi tulisan sebagai pelengkap komunikasi lisan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *