Tujuan Korespondensi dan Peranan korespondensi dalam dunia Bisnis

Diposting pada

Korespondensi merupakan suatu kegiatan yang melibatkan dua orang atau lebih dalam sebuah organisasi yang dilakukan dengan cara mengirim surat. Karena kegiatan ini biasanya bersifat resmi dan melalui media surat menyurat sehingga korespondensi sering diartikan sebagai surat menyurat. Lalu apakah tujuan korespondensi ini? Akan kita bahas dalam artikel ini. Jadi, simak yuk.

Dalam suatu organisasi atau instansi korespondensi dibagi menjadi dua macam, yaitu:

a. Korespondensi Intern

Yaitu kegiatan surat menyurat yang dilakukan dengan pihak dalam kantor, termasuk surat menyurat yang dilakukan kantor pusat dengan kantor cabang.

b. Korespondensi Ekstern

Kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh suatu organisasi/instansi dengan pihak di luar perusahaan.

Tujuan Korespondensi
Tujuan Korespondensi

Tujuan Korespondensi Dalam Dunia Bisnis

Korespondensi bisnis adalah suatu hubungan yang terjalin antara satu pihak dengan pihak lainnya baik perorangan maupun lembaga di mana kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan bisnis.

Berikut pihak-pihak yang terlibat dalam hubungan korespondensi:

  1. Koresponden, merupakan pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi.
  2. Redaktur, di kenal sebagai orang yang menyusun atau membuat naskah surat.
  3. Sekretaris, bisa dikatakan sebagai asisten pemimpin karena turut membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
  4. Juru ketik, dari namanya sudah bisa kita lihat bahwa ia merupakan orang yang melakukan pengetikan surat atau bisa dikatakan memproduksi surat.
  5. Register, sedangkan untuk register adalah orang yang melakukan pekerjaan administrasi surat menyurat, karena ia yang memberikan nomor surat, mencatat surat keluar dan surat masuk juga mengerjakan pengarsipan surat.
  6. Kurir, sudah jelas bahwa kurir sebagai perantara artinya orang yang menyampaikan surat kepada penerimanya.

Peranan Korespondensi Dalam Dunia Bisnis

Setelah memahami penjelasan di atas, kita akan mengetahui lebih detail mengenai peranan korespondensi dalam dunia Bisnis. Di mana korespondensi memiliki peranan sebagai berikut:

a. Membuat surat yang baik dan jelas

Dalam aktivitas selain dari urusan bisnis masih sering kita temui kesalahan dalam penulisan surat, baik itu penggunaan bahasa, tata bahasa, kesalahan ejaan dan kesalahan penempatan tanda baca. Kebanyakan kesalahan tersebut masih bisa di toleransi karena tingkat kepentingannya yang rendah.

Hal tersebut bisa terjadi dalam penulisan surat apabila orang yang mengirim surat tidak mengetahui cara menulis surat yang baik dan benar. Sedangkan dalam aktivitas korespondensi bisnis hal itu cukup diperhatikan sehingga menciptakan surat yang baik, jelas, dan lugas. Juga meminimalisir kesalahan.

b. Membuat kerja sama yang baik

Dalam dunia bisnis, tentunya untuk mencapai tujuan sebuah perusahaan harus bisa bekerja sama dengan pihak lain. Oleh karena itu komunikasi bisnis harus dijaga dengan baik, hal ini bisa di dukung dengan adanya korespondensi dari pihak perusahaan terhadap pihak lain.

c. Memberitahukan kegiatan / informasi lainnya

Jika sebuah organisasi akan membuat kegiatan yang sifatnya umum, artinya terbuka untuk pihak luar, tetapi tanpa adanya sosialisasi atau pemberitahuan pada pihak luar tentu akan membuat kegiatan yang di laksanakan tidak berjalan dengan baik.

Di sinilah pentingnya korespondensi. Misalnya, perusahaan akan mengadakan acara Anniversary perusahaan dan mengundang pihak luar, maka perusahaan harus menyiapkan juga surat undangan untuk pihak yang bersangkutan. Fungsinya agar pihak luar merasa dihargai dan komunikasi dapat dijaga dengan baik.

Nah readers, itulah tadi penjelasan mengenai tujuan korespondensi. Bisa dipahami kan? Mudah-mudahan bermanfaat ya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *