Tujuan Surat Undangan Rapat

Diposting pada

Tujuan Surat Undangan

Surat undangan dinas adalah surat yang di buat untuk mengundang seseorang atau suatu instansi untuk menghadiri acara yang akan berlangsung di perusahaan kita. Jadi tujuan surat undangan adalah untuk menyampaikan pesan berupa undangan agar dapat mengikuti acara yang akan dilaksanakan.

Tujuan Surat Undangan
Tujuan Surat Undangan

Contoh Surat Undangan Rapat

Berikut hal-hal yang harus ada dalam penulisan surat undangan dinas:

1. Kepala surat

  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon instansi
  • Logo instansi
  • Tanggal surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Perihal
  • Alamat tujuan

2. Isi surat

  • Alasan dan tujuan dibuatnya surat
  • Hari dan tanggal kegiatan / acara dilaksanakan
  • Waktu
  • Tempat / Lokasi acara
  • Acara

3. Penutup

  • Salam penutup
  • Jabatan penulis
  • Nama Penulis
  • Nomor induk karyawan

Berikut telah di siapkan contoh surat undangan dinas dibawah ini.

PT. XYZ

Jalan Merkuri no.22

No. Telp. 022-727772 email: xyz@gmail.co.id
________________________________________________________________

Bandung, 1 November 2016

Nomor : B / 22 / SAR / XI / 2016

Klasifikasi : Biasa

Lampiran : 1 (satu) paket

Perihal : Permohonan Undangan Rapat

Dan Jamuan Tamu

Kepada

Yth. Kasesper,

di

T e m p a t

1. Dasar : Surat nomor B/2125/27/05/38 tanggal 20 Oktober 2016 tentang “Permohonan fasilitas kunjungan mitra bisnis”

2. Sehubungan dasar tersebut di atas, mohon dapatnya dibuatkan undangan rapat beserta snack dan jamuan makan siang sebanyak 15 (set) dengan informasi sebagai berikut :

Hari, Tanggal : Jumat, 4 November 2016

Waktu : 08.00 s/d selesai

Tempat : Ruang Rapat Direktorat

Perihal : Kunjungan mitra bisnis

Pimpinan : Direktur Teknologi dan Pengembangan

3. Demikian disampaikan, atas dukungan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. XYZ

Feri Indrawan

Baik, itulah salah satu contoh surat undangan rapat dalam sebuah perusahaan. Adapun bagi yang mencantumkan daftar undangan dan jumlahnya cukup banyak lebih baik jika di lampirkan pada surat.

Dari contoh di atas dapat kita lihat bahwa bagian-bagian dalam surat sama saja dengan bagian pada surat menyurat lainnya, yang membedakan hanya pada isi dan tujuan surat.

Bagian-bagian Surat

Adapun bagian-bagian surat yang tercantum di atas adalah sebagai berikut:

1. Kop surat

Dalam sebuah surat yang sifatnya resmi, kop surat adalah sesuatu yang mutlak harus ada karena untuk menginformasikan penerima tentang perusahaan kita.

2. Tempat dan Tanggal surat

Tempat dan Tanggal dibuatnya surat tersebut. Bagi yang sudah mencantumkan tempat di kop surat tidak masalah jika tempat tidak di cantumkan lagi di bawah, namun bagi perusahaan yang belum mencantumkan alamat pada kop surat atau tidak menggunakan kop surat maka wajib menyertakan tempat pada penulisan tanggal surat

3. Alamat dalam

Merupakan orang atau perusahaan yang di tuju

4. Isi surat

Menjelaskan tentang acara yang akan di adakan, hari dan tanggal acara tersebut akan dilaksanakan beserta waktu pelaksanaan dan tempat atau lokasi dilaksanakannya acara tersebut. Dalam isi surat bisa langsung menuliskan daftar undangan, atau bisa juga dilampirkan.

5. Salam penutup

Kalimat penutup untuk mengakhiri yang dibicarakan dalam surat

6. Tanda tangan yang disertai nama juga jabatan.

7. Lampiran

Jika dalam daftar undangan terlalu panjang maka bisa dicantumkan dalam lampiran.

Nah, sama saja kan readers? Tentu saja karena surat menyurat yang sifatnya resmi hanya di bedakan oleh isi dan tujuannya saja.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *